Automatisierte Personaleinsatzplanung im LEH
Vom Selbststudium zum funktionsfähigen automatischen Planungstool – entwickelt über drei Versionen.
Im Vorfeld meines beruflichen Wechsels in den Lebensmitteleinzelhandel wollte ich die Zusammenhänge der operativen Personaleinsatzplanung nicht nur theoretisch kennenlernen, sondern anhand einer konkreten Aufgabenstellung praktisch nachvollziehen.
Daraus entstand in vollständiger Eigeninitiative ein umfangreiches Excel-/VBA-Projekt: ein automatisierter Personaleinsatzplaner für eine fiktive Filiale im Lebensmitteleinzelhandel.
Ziel war nicht die Entwicklung eines produktiv eingesetzten Unternehmenssystems, sondern ein möglichst praxisnahes Selbststudium zu Personalbedarf, Umsatz, Qualifikationen, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Besetzungsanforderungen und weiteren Rahmenbedingungen einer realistischen Personaleinsatzplanung.
Hinweis: Sämtliche in diesem Projekt dargestellten Filial-, Mitarbeiter-, Umsatz- und Planungsdaten sind fiktiv und wurden ausschließlich zu Lern- und Demonstrationszwecken erstellt.
Die Ausgangsfrage
Wie lässt sich eine realistische Personaleinsatzplanung so modellieren, dass nicht nur verfügbare Arbeitsstunden verteilt werden, sondern gleichzeitig Personalbedarf, Qualifikationen, Abwesenheiten, Besetzungsanforderungen, Öffnungszeiten und wirtschaftliche Kennzahlen berücksichtigt werden?
Aus dieser zunächst theoretischen Fragestellung entwickelte sich schrittweise ein immer umfangreicheres Planungsmodell.
Personaleinsatzplanung als Lernmodell
Der automatische Planer war gleichzeitig mein Werkzeug, um die Zusammenhänge des Lebensmitteleinzelhandels tiefer zu verstehen. Diese Themen habe ich mir dabei Schritt für Schritt erarbeitet:
Umsatz & Bedarf
- Zusammenhang zwischen Umsatz und Personalbedarf
- verfügbare und benötigte Arbeitsstunden
- Produktivität bzw. Umsatz je Arbeitsstunde
- Prüfung von Über- und Unterdeckung
Zeiten & Besetzung
- Mindestbesetzung
- Öffnungs- und Schließphasen
- Stoßzeiten und unterschiedliche Bedarfsphasen
- Feiertage und abweichende Öffnungszeiten
Mitarbeiter & Regeln
- Einsatzbereiche wie Filialleitung/Verantwortung, Kasse und Verkauf
- Mitarbeiterqualifikationen und Berechtigungen
- Vertragsstunden und Arbeitszeitkonten
- Schichtverantwortung sowie Öffnungs- und Schließberechtigungen
Abwesenheiten & Planungsregeln
- Abwesenheiten
- ganztägige und stundenweise Abwesenheiten
- weitere definierte Besetzungs- und Planungsregeln
Es handelt sich ausdrücklich nicht um ein rechtlich zertifiziertes oder vollständig arbeitsrechtlich validiertes Planungssystem. Das Projekt diente dem privaten Selbststudium und der praktischen Auseinandersetzung mit diesen Rahmenbedingungen.
Vom Filialmodell zur Planungsgrundlage
Die Planung beginnt nicht erst beim Wochenplan. Zunächst musste ein Modell der Filiale entstehen.
Dazu wurden unter anderem Filialparameter, Öffnungszeiten, abweichende Öffnungszeiten, Planungszeiträume, Mitarbeiterstammdaten, Vertragsstunden, Funktionen, Qualifikationen, Berechtigungen, Abwesenheiten und wirtschaftliche Planwerte strukturiert erfasst.
Diese Informationen bildeten anschließend die gemeinsame Datengrundlage für Bedarfsermittlung, Regelprüfung und automatische Einsatzplanung.
Umsatz wird zu Personalbedarf
Ein zentraler Bestandteil des Modells war die Verbindung wirtschaftlicher Planwerte mit dem erforderlichen Personaleinsatz.
Umsatzplanung, Zielproduktivität, verfügbare Arbeitsstunden und definierte Bedarfsphasen wurden miteinander verknüpft. Daraus konnte das Modell einen rechnerischen Personalbedarf ableiten und diesen den tatsächlich verfügbaren Stunden gegenüberstellen.
Die Planung betrachtete dabei nicht ausschließlich den Gesamtbedarf, sondern differenzierte unter anderem zwischen Filialleitung/Verantwortung, Kasse und Verkauf sowie zusätzlichen Anforderungen für Öffnung, Schließung, Stoßzeiten und Mindestbesetzung.
Alle in der Projektgrafik sichtbaren Kennzahlen sind fiktive Test- und Demonstrationswerte und keine realen Unternehmenskennzahlen.
Nicht nur planen – Abweichungen sichtbar machen
Neben der eigentlichen Einsatzplanung sollte das Modell transparent machen, wo die Planung an Grenzen stößt.
Deshalb wurden benötigte und verfügbare Stunden, Deckungsdifferenzen und Besetzungen nach Einsatzbereichen gegenübergestellt.
Ein Management-Check fasste zentrale Auffälligkeiten zusammen und machte beispielsweise sichtbar, ob Personalbestand, Mindestbesetzung oder bestimmte Einsatzbereiche kritisch waren.
Damit wurde aus dem Wochenplan gleichzeitig ein Analyseinstrument.
Abwesenheiten als Teil der Planung
Abwesenheiten wurden nicht erst nachträglich in einen fertigen Plan eingetragen, sondern bereits als Bestandteil der Planungsgrundlage behandelt.
Das Modell unterschied unter anderem zwischen ganztägigen und stundenweisen Abwesenheiten und berücksichtigte deren Auswirkungen auf die tatsächlich verfügbaren Arbeitsstunden.
Auch Feiertage und Abwesenheiten außerhalb der aktuellen Planungswoche konnten strukturiert erfasst und entsprechend eingeordnet werden.
Vom ersten Modell zur V3
- V1
Grundmodell
Aufbau der grundlegenden Datenstrukturen und erste Automatisierungs- und Planungslogiken.
- V2
Regel- und Optimierungslogik
Deutlich tiefere Auseinandersetzung mit Kandidatenauswahl, Bedarf, Konfliktprüfung, Restbedarf und Optimierungslogiken.
- V3Finaler Stand
Funktionsfähiger Autoplaner
Bewusster Neuaufbau auf Basis der Erkenntnisse aus V1 und V2. Modular strukturiert, regelbasiert und soweit entwickelt, dass die Datei als zusammenhängendes Planungstool für einen Anwender nutzbar war.
Wie der Autoplaner arbeitet
- Abwesenheiten einlesen
- Planungsgrundlage aufbauen
- Verfügbarkeit prüfen
- Qualifikationen & Berechtigungen prüfen
- Personalbedarf berücksichtigen
- Mitarbeiter einplanen
- Besetzungsanforderungen prüfen
- Stundenkonten optimieren
- Plan bewerten
Die automatische Planung basiert auf einer definierten Reihenfolge von Regeln und Prioritäten. Ziel war nicht, Mitarbeiter lediglich auf freie Zeitfenster zu verteilen, sondern einen möglichst plausiblen Wochenplan unter Berücksichtigung der zuvor definierten Rahmenbedingungen zu erzeugen.
Regelbasiert statt zufällig
- Pflichtbesetzungen besitzen höchste Priorität
- notwendige Schichtverantwortung berücksichtigen
- Öffnungs- und Schließberechtigungen berücksichtigen
- Mitarbeiterqualifikationen berücksichtigen
- Abwesenheiten vor der eigentlichen Planung einbeziehen
- Personalbedarf nach Einsatzbereich berücksichtigen
- Verkauf und Kasse bedarfsorientiert besetzen
- Vertragsstunden möglichst passend erreichen
- Über- und Unterstunden möglichst begrenzen
- harte definierte Planungsregeln einhalten
- anschließend Ergebnis und verbleibende Differenzen transparent ausweisen
Die Regeln bilden die im Projekt definierten Rahmenbedingungen ab. Eine vollständige automatisierte Abdeckung oder Prüfung sämtlicher gesetzlicher bzw. arbeitsrechtlicher Anforderungen ist damit ausdrücklich nicht verbunden.
Vom Lernmodell zur nutzbaren Anwendung
Mit V3 entstand aus den einzelnen Entwicklungsbausteinen ein funktionsfähiger automatischer Planungsablauf.
Der Anwender konnte die notwendigen Planungsgrundlagen laden, den Autoplaner starten und die definierten Module automatisiert nacheinander ausführen lassen.
Nach Abschluss standen ein ausgefüllter Wochenplan, Besetzungsprüfungen, Bedarfsabweichungen und Arbeitszeitdifferenzen zur weiteren Kontrolle zur Verfügung.
Damit erreichte das private Lernprojekt einen Stand, an dem die Datei nicht mehr nur aus einzelnen Berechnungen und Entwicklungsmodulen bestand, sondern als zusammenhängendes Planungstool bedienbar war.
Was ich daraus mitgenommen habe
Der größte Mehrwert dieses Projekts war für mich nicht die Excel-Datei selbst, sondern das Verständnis, das während ihrer Entwicklung entstanden ist.
Um einen automatischen Planer entwickeln zu können, musste ich die Zusammenhänge zwischen Umsatz, Produktivität, Personalbedarf, Qualifikation, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Besetzung und Filialorganisation systematisch durchdringen und in nachvollziehbare Regeln übersetzen.
Gleichzeitig konnte ich meine Kenntnisse in Excel, VBA, Datenlogik, Automatisierung, Fehleranalyse und modularer Entwicklung weiter vertiefen.
Aus einem privaten Selbststudium entstand so ein umfangreiches Lernprojekt, bei dem fachliches Verständnis und technische Umsetzung unmittelbar miteinander verbunden waren.
Einordnung des Projekts
Dieses Projekt entstand 2026 vollständig in privater Eigeninitiative zu Lern- und Weiterbildungszwecken. Es wurde nicht im Auftrag eines Unternehmens entwickelt und war kein Bestandteil meiner bisherigen beruflichen Projektverantwortung.
Sämtliche verwendeten Filial-, Mitarbeiter-, Umsatz- und Planungsdaten sind fiktiv und wurden ausschließlich für dieses Lernprojekt erstellt.
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