Inventur & Prozessoptimierung
Wenn am Inventurtag jede Minute zählt.
Nach der Inventuraufnahme standen den Märkten verschiedene Differenzlisten zur Kontrolle zur Verfügung. Die Informationen waren vorhanden – allerdings verteilt auf drei separate Excel-Dateien. Gerade in der zeitkritischen Nachbearbeitung am Inventurtag erschwerte das eine schnelle und gezielte Prüfung.
Mit der Inventurtag-Analyse 4.4 entwickelte ich deshalb eine Excel-Makrolösung, die diese Informationen in einer zentralen Arbeitsgrundlage zusammenführte.
Drei Listen. Eine Aufgabe. Begrenzte Zeit.
Nach dem Einlesen der Inventurdaten konnten die Märkte drei unterschiedliche Excel-Auswertungen aus dem Warenwirtschaftssystem herunterladen.
Dazu gehörten unter anderem umfangreiche Listen zu Nullzählungen, Nullbeständen und Inventurdifferenzen.
Jede dieser Listen enthielt wichtige Informationen für die anschließende Kontrolle. Für die operative Bearbeitung bedeutete das jedoch, parallel mit mehreren Dateien arbeiten und relevante Auffälligkeiten aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen zu müssen.
Gerade am Inventurtag ist Zeit ein entscheidender Faktor. Deshalb stellte sich für mich die Frage:
Wie lassen sich die vorhandenen Informationen so zusammenführen, dass die Märkte schneller erkennen können, wo eine Kontrolle besonders sinnvoll ist?
Die Daten waren nicht das Problem. Ihre Verteilung war es.
Die drei vorhandenen Auswertungen erfüllten jeweils ihren eigenen Zweck. Für eine schnelle Gesamtbetrachtung fehlte jedoch eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.
Mitarbeiter mussten zwischen mehreren Dateien wechseln, Informationen vergleichen und daraus selbst ableiten, welche Differenzen zuerst geprüft werden sollten.
Mein Ansatz bestand deshalb nicht darin, weitere Daten zu erzeugen. Ich wollte die bereits vorhandenen Informationen so strukturieren, dass daraus eine möglichst klare und priorisierbare Arbeitsliste entsteht.
Aus drei Dateien wird eine zentrale Analyse.
Dafür entwickelte ich die Excel-Makrodatei ‚Inventurtag-Analyse 4.4‘.
Die drei aus dem Warenwirtschaftssystem erzeugten Ausgangslisten konnten in die dafür vorgesehenen Bereiche meiner Datei übernommen werden.
Anschließend wurden die Daten für die weitere Analyse zusammengeführt. Doppelte Einträge konnten über die Makrologik bereinigt werden, sodass eine zentrale Arbeitsliste mit den relevanten Artikeln und Differenzen entstand.
Über die von mir aufgebaute Bedienoberfläche konnten die Anwender diese Liste anschließend für unterschiedliche Prüfsituationen sortieren und filtern.
Von drei getrennten Differenzlisten zur zentralen Arbeitsgrundlage: vereinfachte Darstellung des Workflows der Inventurtag-Analyse 4.4.
So funktionierte die Lösung
- 1
Ausgangslisten übernehmen
Die drei relevanten Excel-Auswertungen aus dem Warenwirtschaftssystem wurden in die vorgesehenen Bereiche der Analyse-Datei übernommen.
- 2
Daten zusammenführen
Die Informationen wurden innerhalb einer zentralen Auswertung zusammengeführt und doppelte Einträge über die vorbereitete Makrologik bereinigt.
- 3
Differenzen priorisieren
Die entstandene Arbeitsliste konnte beispielsweise nach Höhe der Differenz sortiert werden. Dadurch ließen sich besonders auffällige Abweichungen gezielt in den Fokus nehmen.
- 4
Auffälligkeiten gezielt prüfen
Zusätzliche Sortierungen und Filter ermöglichten weitere Prüfansätze – beispielsweise die gezielte Suche nach möglichen Gegenbuchungen oder zusammenhängenden Auffälligkeiten.
Priorisieren statt Listen durchsuchen.
Ein wesentlicher Vorteil der zentralen Auswertung bestand darin, dass Differenzen nicht mehr isoliert in mehreren Dateien betrachtet werden mussten.
Die gemeinsame Arbeitsliste konnte nach relevanten Kriterien sortiert werden. Hohe Differenzen ließen sich dadurch gezielt priorisieren.
Auch andere Sortierungen konnten bei der Ursachenprüfung helfen. Beispielsweise konnten ähnliche oder zusammengehörige Artikel direkt untereinander betrachtet werden, um mögliche Gegenbuchungen oder andere Auffälligkeiten schneller zu erkennen.
Die Datei sollte dabei keine fachliche Prüfung ersetzen – sondern den Anwender dabei unterstützen, seine begrenzte Zeit gezielter für die relevanten Kontrollen einzusetzen.
Weniger Dateiwechsel. Mehr Fokus auf die Kontrolle.
Der praktische Nutzen lag vor allem in der Bündelung der vorhandenen Informationen.
Statt drei separate Dateien parallel bearbeiten zu müssen, erhielten die Märkte eine zentrale Arbeitsgrundlage für die Nachbearbeitung der Inventur.
Nach meiner damaligen Erfahrung und dem Feedback aus verschiedenen Märkten wurde die Lösung als deutliche Arbeitserleichterung wahrgenommen. Besonders die schnellere Priorisierung von Auffälligkeiten unterstützte eine effizientere und strukturiertere Kontrolle am Inventurtag.
Übersicht
Drei getrennte Ausgangslisten in einer zentralen Arbeitsgrundlage zusammenführen.
Priorisierung
Auffällige Differenzen gezielt sortieren und für die Prüfung priorisieren.
Kontrolle
Die verfügbare Zeit stärker auf relevante Abweichungen und mögliche Ursachen konzentrieren.
Eine Arbeitshilfe aus der Praxis – für die Praxis.
Die Inventurtag-Analyse entstand aus einer konkreten Herausforderung im operativen Inventurprozess.
Im späteren Einsatz erhielt ich aus verschiedenen Filialen in Deutschland positives Feedback zur Anwendung. Besonders die gebündelte Darstellung und die Möglichkeit, Kontrollen gezielter zu priorisieren, wurden als hilfreich wahrgenommen.
Für mich war dieses Feedback besonders wertvoll, weil genau darin das Ziel der Lösung lag: keinen zusätzlichen Prozess zu schaffen, sondern einen bestehenden Prozess für die Anwender einfacher und effizienter zu unterstützen.
Warum mir dieses Projekt bis heute gefällt.
Die Inventurtag-Analyse ist für mich ein gutes Beispiel dafür, dass Prozessoptimierung nicht immer mit einem neuen System oder einem großen IT-Projekt beginnen muss.
Manchmal liegt die Verbesserung darin, vorhandene Informationen anders zusammenzubringen.
Die drei Ausgangslisten waren vorhanden. Excel war vorhanden. Die fachlichen Kontrollen waren vorhanden.
Meine Aufgabe sah ich darin, diese Bausteine so miteinander zu verbinden, dass daraus für die Märkte eine praktischere Arbeitsgrundlage entsteht.
Genau diese Art von Herausforderung reizt mich bis heute: bestehende Abläufe verstehen, unnötige Komplexität erkennen und daraus eine Lösung entwickeln, die im Alltag tatsächlich nutzbar ist.
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